应付账款

应付账款是企业在购买商品或接受服务时，因供应商提供的赊购条件而形成的对供应商的债务。高效的应付账款管理有利于企业保持良好的供应商关系，合理利用资金，同时避免逾期付款的惩罚或错误支付。

业务流程概述

应付账款管理的典型流程包括以下几个主要环节：

采购发票接收：接收供应商发票并进行初步审核
发票匹配验证：将发票与采购订单和收货单进行三单匹配
发票审批：根据企业内部流程进行审批
账期管理：跟踪应付账款到期情况，安排付款计划
付款处理：执行付款并记录交易
对账与调整：与供应商定期对账，处理差异

ERPNext系统提供了完整的应付账款管理功能，帮助企业规范应付账款业务流程，提高付款效率和准确性。

关键功能和特点

发票管理

发票管理是应付账款的基础工作：

多种发票类型：支持普通发票、预付款发票、借项通知单等
三单匹配：自动匹配采购订单、收货单和供应商发票
差异识别：自动标识价格、数量和税额的差异
发票审批流程：支持多级审批和权限控制

付款管理

有效的付款管理可以优化现金流并减少错误：

付款计划：根据应付账款到期情况自动生成付款计划
批量付款处理：支持多张发票合并付款
付款方式管理：支持银行转账、支票、现金等多种付款方式
预付款管理：跟踪和核销预付款项

供应商管理

良好的供应商关系管理是应付账款工作的重要组成部分：

供应商账户管理：维护供应商账户余额和交易历史
供应商对账单：生成和发送供应商对账单
早付折扣管理：支持供应商早付折扣的计算和应用
供应商绩效分析：评估供应商在付款条件、价格等方面的表现

应付账款流程图

系统操作指南

登记供应商发票

导航至「采购 > 采购发票 > 新建采购发票」
选择供应商和相关采购订单/收货单
系统自动填充订单信息，核对并调整必要信息
保存并提交发票

执行付款

导航至「会计 > 付款 > 新建付款」
选择供应商和付款方式
选择需要核销的发票
确认付款金额并提交

供应商对账

导航至「采购 > 报表 > 供应商账户对账单」
选择供应商和日期范围
查看交易明细和余额变动
导出对账单并发送给供应商确认

最佳实践

集中化管理：建立集中的应付账款处理流程，避免分散管理
及时验证：收到发票后及时验证和登记，避免积压
严格授权：明确付款审批权限，确保付款安全
优化账期：合理利用供应商账期，优化现金流
电子化流程：推行电子发票和自动化审批，提高效率和准确性

常见问题

如何处理发票的价格或数量差异？

在发票匹配阶段识别差异
小额差异可根据企业政策直接处理（容差范围内）
大额差异需与供应商沟通并获取更正文件
必要时进行价格调整或退货处理

如何有效控制供应商付款时间？

有效控制付款时间的方法包括：

建立规范的付款审批流程
设定固定的付款周期（如每周二和周五处理付款）
利用系统设置自动提醒即将到期的应付账款
根据供应商重要性和付款优惠设置优先级

如何处理预付款？

导航至「会计 > 付款 > 新建付款」创建预付款单据
标记为"预付款"类型
在后续收到发票时，可在发票处理界面选择核销预付款
系统会自动计算剩余应付金额